Un’email professionale con dominio è un indirizzo con il nome della tua attività, come nome@tuaazienda.it, al posto di un account gratuito Gmail o Libero. Si attiva con le caselle dell’hosting, con Google Workspace o con Microsoft 365. Per arrivare in casella e non in spam va autenticata con tre record DNS: SPF, DKIM e DMARC. La PEC è un servizio diverso e non la sostituisce.
Perché conviene rispetto a Gmail o Libero
Un indirizzo con il tuo dominio si riconosce e resta dell’azienda.
- Si riconosce: il cliente vede lo stesso nome del sito e dell’insegna. Un indirizzo tipo pasticceria.rossi74@gmail.com sembra provvisorio.
- Resta dell’azienda: le caselle sono create e gestite dall’azienda. Se un collaboratore se ne va, la casella si riassegna o si chiude, la corrispondenza non va persa.
- Caselle per ruolo: info@, ordini@, amministrazione@ aiutano a smistare le richieste.
- Controllo sull’autenticazione: solo con il tuo dominio puoi pubblicare SPF, DKIM e DMARC. Con un indirizzo gratuito usi le regole di un altro.
Tutto parte dal dominio, che deve essere intestato a te: lo spieghiamo in dominio del sito web: come sceglierlo.
Come attivare un’email professionale con dominio
Le strade sono tre, e la scelta dipende dagli strumenti che usate già.
- Caselle incluse nell’hosting. Molti piani di hosting comprendono alcune caselle email. Vanno bene per un’attività piccola, ma controlla spazio, filtro antispam e assistenza. Ne parliamo in hosting: cos’è e come sceglierlo.
- Google Workspace. L’interfaccia è quella di Gmail, con calendario, Drive e Meet, sul tuo dominio.
- Microsoft 365. Outlook ed Exchange, con Teams e i programmi Office, sempre sul tuo dominio.
In tutti i casi si modificano i record MX del dominio, che indicano dove consegnare la posta, e si aggiungono i record di autenticazione. Prima di un cambio di provider conviene migrare le caselle esistenti, per non perdere l’archivio.
Cosa sono SPF, DKIM e DMARC
Sono tre record DNS che dimostrano ai provider che le email arrivano davvero da te.
- SPF: l’elenco dei server autorizzati a spedire per il tuo dominio. Per chi usa solo Google Workspace, Google indica il record
v=spf1 include:_spf.google.com ~all. - DKIM: una firma digitale aggiunta a ogni messaggio. Il provider genera la chiave, tu la pubblichi nel DNS. Google consiglia chiavi a 2048 bit quando il provider del dominio le supporta.
- DMARC: dice cosa fare con le email che falliscono i controlli e ti manda report. Google consiglia di partire con
p=noneper almeno una settimana, poi passare gradualmente aquarantinee, con cautela, areject.
Sono anche una difesa contro chi prova a spedire email a tuo nome, come nelle truffe con la voce clonata.
Cosa chiedono Gmail, Yahoo e Outlook
Le regole valgono per le email inviate agli utenti di questi servizi, quindi per buona parte dei tuoi clienti.
| Provider | Da quando | Per tutti i mittenti | Per gli invii massivi |
|---|---|---|---|
| Gmail | febbraio 2024 | SPF o DKIM, DNS diretto e inverso validi, connessione TLS, spam segnalato sotto lo 0,3% | da circa 5.000 messaggi al giorno ad account personali: SPF, DKIM, DMARC e disiscrizione con un clic |
| Yahoo | febbraio 2024 | SPF o DKIM, spam sotto lo 0,3% | SPF, DKIM, DMARC almeno p=none e disiscrizione semplice |
| Outlook.com | 5 maggio 2025 | — | oltre 5.000 email al giorno: SPF, DKIM e DMARC almeno p=none e allineato |
Secondo le FAQ di Google, da novembre 2025 i messaggi non conformi subiscono rifiuti temporanei e permanenti. Per Outlook.com, chi non rispetta i requisiti finisce in spam o viene rifiutato.
Se mandi newsletter o conferme d’ordine da un e-commerce, questi requisiti ti riguardano direttamente. Anche con pochi invii, SPF, DKIM e DMARC riducono il rischio di finire in spam.
Differenza tra PEC ed email aziendale
La PEC serve per le comunicazioni con valore legale, l’email per il lavoro di tutti i giorni. Secondo AgID, un messaggio inviato da una casella PEC a un’altra PEC ha lo stesso valore legale di una raccomandata con avviso di ricevimento: certifica data, integrità e consegna. Per le imprese la PEC è obbligatoria.
Ma serve per diffide, comunicazioni con la pubblica amministrazione, fatture e atti formali. Per preventivi, ordini e assistenza ai clienti usa l’email ordinaria con il tuo dominio. Tenere separati i due canali evita di perdere messaggi importanti.
In sintesi
Un indirizzo con il tuo dominio comunica serietà e resta dell’azienda. Scegli dove ospitare le caselle, intestale all’azienda e fai pubblicare SPF, DKIM e DMARC: senza, Gmail, Yahoo e Outlook possono mandare le tue email in spam o rifiutarle. Dominio, sito e posta vanno pensati insieme, come spieghiamo in come fare un sito internet. Tech To Business, web agency di Catanzaro, imposta dominio ed email insieme al sito per attività in Calabria: scopri la nostra realizzazione siti web a Catanzaro.